GLOSARIO DE TÉRMINOS CONTABLES

GLOSARIO DE TÉRMINOS CONTABLES

Edgar Alfredo Morales Aparicio

ACCIÓN: Titulo valor que representa cada una de las partes en que se considera dividido el capital de una sociedad mercantil.

ACTIVO: Conjunto de bienes y derechos tangibles e intangibles propiedad de la empresa que pueden ser susceptibles de valorarse en dinero. Y que son fuente potencial de generación de ingreso a la organización, por tal motivo no están a la venta, Conforman esta cuenta el disponible, las inversiones, los deudores, los inventarios, propiedad planta y equipo, diferidos y otros activos.

Las cuentas que integran esta clase tendrán saldo de naturaleza débito, con excepción de las provisiones, las depreciaciones, el agotamiento y las amortizaciones acumuladas, que serán deducidas, de manera separada, de los correspondientes grupos de las cuentas.

El ente económico debe ajustar sus activos de acuerdo con el sistema integral de ajustes por inflación mensual o anualmente, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

Según el art. 35 del decreto 2649/93 : "Un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros."

ACTOS DE COMERCIO: Transacciones comerciales realizadas por la empresa.

AMORTIZACIÓN : Disminución gradual y proporcional de los activos y pasivos diferidos correspondientes al valor causado.

ANÁLISIS FINANCIERO: Pasos que se deben realizar para medir y comparar los diversos elementos que integran los estados financieros de un ente económico.

APORTES PARA FISCALES: Pagos obligatorios que deben realizar el empleador sobre su nómina mensual a entidades como el ISS, COLMENA, ICBF, SENA, CONFENALCO, etc.

ARCHIVO: Conjunto de registros datos, textos y toda información relacionada entre sí, almacenada en forma manual o electrónica.

ARQUEO: Recuento del efectivo existente en caja.

ASIENTO CONTABLE: Anotación en los libros de contabilidad de todas las operaciones diaria originadas por el ente económico en el desarrollo de su objeto social principal.

ASIENTOS DE AJUSTE Registro necesario para actualizar el saldo de una cuenta y presentarla con su valor real, al finalizar u período contable.

ASIENTO DE APERTURA: Registro inicial en comprobantes y en libros de contabilidad para iniciar el objetivo principal del negocio, allí se registra el asiento inicial de capital.

ASIENTO DE CIERRE: Registra finalmente el cierre de las cuentas de ingresos, costos, gastos e inventarios para obtener el resultado del ejercicio contable

BALANCE DE COMPROBACIÓN O DE PRUEBA: Tiene como finalidad comprobar que las afectaciones contables hayan sido correctamente pasadas a libros auxiliares y mayores y sirve además para verificar sumas iguales.

BALANCE GENERAL: Estado financiero básico, que va a una fecha determinada donde se muestra la situación real del ente económico, allí encontramos cuentas del activo, pasivo y patrimonio.

BASE DE DATOS: Archivo que contiene la información para ser procesada en forma electrónica.

BONOS: Títulos valores emitidos por una empresa privada o oficial, pagaderos en una fecha determinada y pactado un interés respectivo.

CAPITAL: Fondos aportados por los dueños del ente económico.

CATALOGO DE CUENTAS: El catálogo de cuentas contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas identificadas con un código numérico y su respectiva denominación.

CLAVE: Conjunto de caracteres numéricos o alfanuméricos necesarios para dar paso a un sistema de información manual o electrónico.

CICLO CONTABLE: Conjunto de anotaciones contables correspondientes a un período determinado, generalmente de un año, que permite medir las variaciones del patrimonio de un comerciante y determinar las ganancias o pérdidas.

CLIENTES: Personas a quienes el ente económico vende mercancías.

CÓDIGO : Asignación numérica o alfanumérica que permite identificar una cuenta o actividad, en el desarrollo de un ciclo contable.

COMERCIANTE: Persona que en forma profesional se ocupa de realizar una actividad que el Estado considera mercantil, para ser un comerciante se debe cumplir con tres requisitos obligatorios que son : 1. Tener el establecimiento abierto al público, anunciarse por un medio de comunicación y estar registrado como tal ante una Cámara de Comercio.

COMISIÓN: Valor que la empresa cancela como retribución por un servicio, generalmente se usa mucho en el pago a vendedores de la empresa.

COMPROBANTE: Soporte de la contabilidad que permite registrar las transacciones del ente económico.

COMPROBANTE DE DIARIO DE CONTABILIDAD: Documento utilizado para el registro de las transacciones comerciales que diariamente realiza el ente económico.

COMPROBANTE DE PAGO: También llamado comprobante de egreso, donde se registra el pago de una cantidad determinada.

CONCILIACIÓN: Proceso por el cual se compara el extracto bancario con el libro auxiliar de bancos de la empresa con el fin de obtener diferencias conciliables.

CONSOLIDACIÓN: Proceso por el cual se totalizan las cuentas auxiliares en cuentas mayores, unión de información de varias sucursales en una empresa principal.

CONTABILIDAD : Es la ciencia y técnica que permite recopilar, clasificar y registrar de una forma sistemática y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por un ente económico, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa.

CONTRATO DE TRABAJO: Acuerdo entre una persona natural y una jurídica o una natural y otra natural por la cual una se compromete a realizar una labor señalada cumpliendo un horario establecido y asignando una paga económica.

CONTRIBUYENTE: Persona natural o jurídica que por ley está obligada a cancelar impuestos en las fechas señaladas.

COSTO: Representa el valor incurrido para la producción de artículos o prestación de servicios.

CRÉDITO MERCANTIL: Activo intangible que representa el prestigio de una empresa.

CUENTA: Nombre que utiliza el registro contable para identificar la transacción respectiva en el proceso contable en general.

CUENTA CORRIENTE BANCARIA: Contrato mercantil que realiza una persona natural o jurídica con una entidad financiera para el manejo del dinero.

CHEQUE: Título valor que permite al portador cobrar en una entidad financiera una determinada cantidad de efectivo señalado, medio para el pago de transacciones sin necesidad de utilizar dinero en efectivo.

DEDUCCIONES DE NOMINA: Valores que son quitados del devengado de un trabajador en el cumplimiento de su contrato de trabajo.

DEPOSITO DE AHORRO: Dineros que entregan persona naturales o jurídicas a entidades financieras con el fin de obtener rendimientos financieros.

DEPRECIACIÓN: Disminución o pérdida de valor de los activos fijos de una empresa, ocasionado por el uso, desgaste o obsolescencia de la propiedad planta y equipo de la empresa.

DESCUENTO COMERCIAL: Disminución o rebaja del valor inicial de una factura o valor a pagar por un cliente, generalmente se asigna en porcentajes.

DIFERIDO: Valor pagado o cobrado en forma anticipada por el ente económico, este valor se disminuye en un tiempo determinado.

DISPONIBILIDAD: Facilidad de disponer de los bienes de una empresa, como : caja, inventarios, deudores, etc.

DIVIDENDOS: Utilidades obtenidas por una sociedad de capital pagaderas a los accionistas.

ECUACIÓN CONTABLE: Llamada también ecuación patrimonial, donde se representa el balance general su estructura es la siguiente:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

PASIVO = ACTIVO - PATRIMONIO

PATRIMONIO = ACTIVO – PASIVO

EFECTIVO: Dinero representado en billetes, monedas, cheques, vales, comprobantes de tarjeta de crédito u otro forma de cobrar un valor por la prestación de un servicio o la venta de un bien.

EGRESO : Costo o gasto necesario para desarrollar la actividad principal de la empresa.

EMPRESA : Toda actividad económica organizada para desarrollar una actividad que el Estado considera mercantil, es la unión de personas, capital y un objetivo comuna.

Según el código de comercio art. 25. "Se entenderá por empresa toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios.

ESTADO DE RESULTADOS : Estado financiero que permite establecer el resultado económico de un periodo determinado donde se comparan los ingresos, costos y gastos.

ESTADOS FINANCIEROS : Informes sobre la situación financiera de la empresa en una fecha determinada.

Según art. 19 del Dcto 2649/93. "Los estados financieros, cuya preparación y presentación es responsabilidad de los administradores del ente, son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico. Mediante una tabulación formal de nombres y cantidades de dinero derivados de tales registros, reflejan, a una fecha de corte, la recopilación, clasificación y resumen final de los datos contables."

ESTATUTO TRIBUTARIO : Compendio de normas que rigen los actos administrativos en materia de impuestos, este estatuto es emitido por el Estado.

ESTATUTOS : Conjunto de normas que rigen los actos de los administradores y el funcionamiento del ente.

EXIGIBILIDAD : Períodos de plazo para pagar los pasivos.

FACTURA : Documento contable que permite al vendedor, detallar las mercancías en cantidades y valores que le está entregando al cliente y por lo cual espera una retribución económica.

FLETES : Valor que se paga por el transporte de mercancías de un sitio a otro.

FLUJO GRAMA : Representación gráfica del movimiento contable, de unos procesos o una función, que permite el fácil entendimiento del mismo, el cual se hace por medio de figuras geométricas .

GANANCIA : Diferencia positiva entre el ingreso y los costos y gastos, es la utilidad que tiene un ente económico en el giro ordinario del negocio.

GARANTÍA : Fianza para respaldar una obligación , puede manifestarse por escrito o por la entrega de un bien.

GASTO : Erogación de dinero necesaria para cumplir con el objetivo de la empresa, este valor no es recuperable.

GIRADO : Persona sobre cual se efectúa el pago en el cheque es la persona que puede cobrar el mismo.

GIRADOR : Persona quien gira el cheque y se compromete a cancelar este valor anotado en el mismo.

HIPOTECA : Medio por el cual una persona que adquiere un bien o servicio entrega en garantía un bien.

HOJA DE TRABAJO : Formato de borrador que sirve para preparar los estados financieros.

IMPUESTO : Contribución obligatoria que los comerciantes deben aportar al Estado por medio de la presentación de las mismas en unas fechas señaladas por la DIAN.

INDEMNIZACIÓN : Compensación que debe efectuar el empleador o una persona a otra con el fin de cubrir un daño o perjuicio, en el ámbito laboral es la que paga el patrón al empleado cuando se despide injustamente.

INGRESOS : Según art. 38 del Dcto 2649/93. "Representan flujos de entrada de recursos en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, o la prestación de servicios o por la ejecución de otras actividades realizadas durante un período, que no provienen de los aportes de capital."

También son considerados los dineros recaudados por la empresa originados por las ventas directas, ventas de bienes propios, ganancias, etc.

INFLACIÓN : Disminución del dinero en el tiempo, debido al alza de precios de los bienes y servicios.

INMUEBLES : Bienes de la empresa que adquiere para su utilización su característica principal es que son inmovibles eje un edificio.

INSOLVENCIA : Incapacidad que tiene una persona natural o jurídica de cubrir sus obligaciones.

INTERÉS : Valor cobrado o pagado por la utilización del capital, las entidades financieras son los valores que cancela por las cuentas de ahorro o corriente.

INVENTARIO : Relación de bienes y derechos que posee una empresa, en el ámbito de mercancías representa el listado de todos las materias primas, productos en procesos o productos terminados que tiene el ente para su venta o comercialización.

INVERSIÓN : Erogación en dinero que realiza una persona natural o jurídica para la adquisición de un bien o u título valor con el fin de obtener un rendimiento futuro.

IVA : Impuesto al valor agregado, sobre las ventas gravadas.

KARDEX : Tarjetas de registro y control de los inventarios, donde se registra las entradas, salidas y saldos de las mercancías del ente económico.

LETRA DE CAMBIO : Título valor por medio del cual una persona natural o jurídica se compromete a cancelar un dinero en un sitio y con un interés establecido o acordado.

LIBROS DE CONTABILIDAD : Medio donde se registran las transacciones contables de una empresa, este registro debe ser ordenado, con sentido cronológico, sin tachaduras ni enmendadoras.

LIQUIDEZ : Capacidad que tiene una empresa de cancelar sus obligaciones en forma oportuna.

MANUAL DE CUENTAS : Guía que permite el manejo de las cuentas necesarias para el proceso contable.

NOMINA : Relación detallada de los pagos y deducciones que tienen los trabajadores en cumplimento del contrato de trabajo.

NOTA CRÉDITO : Soporte contable que se utiliza para registrar abonos, descuentos, devoluciones o rebajas a los clientes de la empresa.

NOTA DEBITO : Soporte contable que se utiliza para registrar aumentos de valor en las facturas emitidas a los clientes.

NOTA DE CONTABILIDAD : Soporte contable que permite registrar transacciones que no tiene soportes específicos.

OBLIGACIONES : Deudas contraídas por la empresa con entidades financieras o terceras personas, por la cual se compromete a cancelarlas en una fecha determinada y con un interés establecido.

OPERACIONES MERCANTILES : Actos de comercio que realizan los comerciantes.

PAAG : Porcentaje de ajuste año gravable, el cual será equivalente a la variación porcentual del índice de precios al consumidor para empleados, certificado por el DANE.

PAGARE : Título valor mediante el cual una persona promete pagar a otra cierta cantidad de dinero en una fecha determinada y con la pactación de unos intereses.

PARTIDA DOBLE : Principio universal donde la contabilidad debe tener una afectación débito igual al crédito.

PASIVO : Grupo de cuentas que representan las acreencias o deudas que tiene el ente con otras entidades o personas naturales incluidos los empleados y los socios o accionistas.

PATRIMONIO : Según el art. 37 del Dcto 2649/93. "El patrimonio es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos."

En resumen es el valor real que tiene la empresa una vez cancela sus deudas.

PERSONA NATURAL : Ser Humano que ejercen una actividad mercantil en forma individual.

PERSONA JURÍDICA : Establecimientos, sociedades, agremiaciones o seres colectivos, a las cuales se les da individualmente un nombre, y que son capaces de ejercer derechos y deberes por medio de su representación legal.

PRESTACIONES SOCIALES : Valores diferentes del salario que toda empresa por mandato legal debe entregar a sus empleados en las fechas señaladas esta son : Cesantías, Intereses a las cesantías, Prima de servicios y Vacaciones.

PRESUPUESTO : Instrumentos de planeación y control realizado sobre bases estadísticas para proyectar resultados.

PROCESO CONTABLE : Medios por la cual se llega a la obtención de estados financieros pasando por el registro contable.

PROMEDIO PONDERADO : Método de valuación de inventarios que permite establecer el costo promedio de la mercancía comprada y vendida.

PEPS : Método de valuación de inventarios en las cuales la primera mercancías que entran son las primeras que salen.

PROVEEDORES : Persona natural o jurídica a la cual la empresa adeuda dineros por motivos de ventas a crédito.

PROVISIÓN : Valor que la empresa destina para la adquisición de bienes o el cubrimiento de gastos futuros.

PUC : Plan único de cuentas, expedido por el Estado mediante el Dcto 2650/93 para ser utilizado por todos los comerciantes.

PUNTO DE EQUILIBRIO : Procedimiento para determinar el volumen de ventas en cantidades o efectivo necesarios para cubrir los costos y gastos de una empresa con el fin de no perder ni ganar.

RAZÓN FINANCIERA : Relación entre dos cantidades tomadas de los estados financieros que permiten comparar la situación de una cuenta con relación a la otra.

RECIBO DE CAJA : Soporte contable donde se registran las entradas de dinero en efectivo, cheques, etc.

RECIBO DE CONSIGNACIÓN : Soporte contable que permite establecer el valor consignado en una entidad financiera de un cantidad determinada.

REGISTRO CONTABLE : Asiento contable, medio donde se anotan las transacciones ordinarias que existen en la empresa.

REGISTRO MERCANTIL : Tiene por objeto llevar la matricula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, además de la inscripción de los actos, libros y documentos de la empresa.

RENDIMIENTO FINANCIERO : Producto que se obtiene de una inversión, es el interés que se obtiene de una cuenta de ahorro, un CDT, etc.

RENTABILIDAD : Porcentaje de utilidad, beneficio o ganancia producido por un bien o servicio.

RESERVAS : Porción de las utilidades que se toman para tener un colchón que permita cubrir pérdidas futuras o gastos necesarios.

RETENCIÓN EN LA FUENTE : Recaudo anticipado del impuesto a la renta, que debe hacer todo persona inscrita en la DIAN.

SALARIO : Valor pactado en el contrato de trabajo, es el pago recibido por una actividad.

SALDO DEBITO : Diferencia ente el debe y el haber cuando el debe es mayor que el haber.

SALDO CRÉDITO : Diferencia ente él haber y el debe cuando él haber es mayor que él debe.

SOBREGIRO : Valor que las empresas giran por encima de sus saldos bancarios con la autorización de la entidad financiera.

SOCIEDAD COMERCIAL : Asociación de personas naturales o jurídicas dedicadas a una actividad comercial de la que se persigue un lucro o ganancia que se reparte entre los socios, de acuerdo con la proporción de sus aportes y con la naturaleza de la sociedad.

SUPERÁVIT : Matemáticamente, es la diferencia entre los ingresos y los egresos en un estado de resultados. En el balance es la diferencia entre el capital contable y el capital social.

TITULO VALOR : Documento que se equipara al dinero y cuyo objetivo es facilitar las negociaciones entre comerciantes. Puede utilizarse como forma de pago o como garantía.

UEPS : Método de valuación de inventarios en las cual la ultimas mercancías en entrar son las primeras en salir.

VENCIMIENTO : Fecha en la cual se debe cumplir una obligación.

Fuente Bibliografica : Referencia bibliográfica 2. Contabilidad 2.000 Gudiño/coral, McGraw-Hill, edición actualizada. Decreto reglamentario 2649 de 1.993 Decreto reglamentario 2650 de 1.993.